Descripción del puesto de asistente administrativo profesional (2022)

Professional Administrative Assistant Job Description 1521478

Plantilla gratuita de descripción del puesto de asistente administrativo. A veces denominado 'asistente administrativo' o 'asistente administrativo', un asistente administrativo ayuda a un profesional administrativo a mantenerse organizado y completar sus tareas para que pueda concentrarse en responsabilidades más avanzadas.

Sus responsabilidades incluyen programar reuniones con administradores, recibir invitados a la oficina y preparar documentos en su nombre.

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Descripción del puesto de asistente administrativo

Para solicitantes de empleo y empleadores:

Las tareas y deberes del asistente administrativo incluyen brindar apoyo administrativo para garantizar que el lugar de trabajo funcione sin problemas. Apoya a gerentes y trabajadores con una variedad de responsabilidades organizativas y de comunicación.

Los asistentes administrativos están a cargo de la información confidencial y secreta. Familiarizado con una amplia gama de conceptos, métodos y procesos en el área.

Capacidad para interactuar de manera efectiva por teléfono y correo electrónico para garantizar que todas las tareas del Asistente administrativo se realicen correctamente, con alta calidad y a tiempo. Los esfuerzos de los demás pueden ser dirigidos y dirigidos por usted.

Para planificar y alcanzar objetivos, confíe en su experiencia y criterio, y anticipe mucha creatividad y libertad. Un gerente o el jefe de una unidad/departamento suele ser la persona a quien reportan.

Deberes del asistente administrativo

Responsabilidades del asistente administrativo:

Contestar llamadas.
Organizar y programar reuniones. Programe citas.
Mantenga un registro de sus contactos.
Producir y distribuir memorandos, cartas, faxes y formularios para correspondencia.
Ayudar en la producción de informes que se deben entregar periódicamente.
Crear y mantener un sistema de archivos.
Compra material de oficina.

Haga arreglos de viaje, reservas en restaurantes y reserve vuelos.
Supervisar los procedimientos de la oficina.
Cumplir con los requisitos de mantenimiento preventivo.
Los informes de gastos deben presentarse y conciliarse.
Realiza investigaciones y desarrolla presentaciones.
Producir informes.
Gestionar una serie de iniciativas.
Elaborar y realizar un seguimiento de las facturas.
Garantizar el funcionamiento eficiente de todos los equipos de oficina.
Proporcionar información, oportunidades educativas y posibilidades de crecimiento de experiencia al personal administrativo.
Completar las necesidades de mantenimiento preventivo, solicitar reparaciones, monitorear los inventarios de equipos y evaluar nuevos equipos y procedimientos para garantizar el funcionamiento del equipo.
Mantenga el inventario de suministros monitoreando el stock para evaluar el nivel de inventario, prediciendo los suministros necesarios y realizando y agilizando pedidos de suministros. acompañando la entrega de materiales
Asista a cursos educativos, lea publicaciones profesionales, cree redes personales y únase a organizaciones profesionales para mantener actualizados sus conocimientos profesionales y técnicos.
Se realizan archivar, mecanografiar, copiar, encuadernar, escanear y otras tareas administrativas.
Preparar cartas y correos electrónicos en nombre de otros miembros de la oficina.
Haga reservas para conferencias telefónicas, habitaciones, taxis, mensajería y moteles, entre otras cosas.
Cuando sea necesario, cubra el mostrador de recepción.
Mantener actualizados los sistemas de archivo tanto informáticos como manuales.
Asumir la responsabilidad en el mantenimiento de los inventarios de equipos.
Resolver cualquier problema administrativo de contratación de gerentes, ejecutivos y personal.
Atender y dirigir llamadas telefónicas.
Organizar agendas de citas.
Ayudar en la producción de informes programados periódicamente.
Desarrollar, crear y mantener un sistema de archivos.
Gestiona los horarios de tus empleados.
Mantener registros precisos de las vacaciones de los empleados.
Se deben coordinar las reparaciones del equipo de oficina.
Implementar procedimientos administrativos y de oficina.
Acompañar reservas de restaurante para personal senior.
Se realizan archivar, mecanografiar, copiar, encuadernar, escanear y otras tareas administrativas.

Proporciona información, oportunidades educativas y posibilidades de crecimiento experiencial al personal administrativo.
Ejecutar procesos administrativos y de oficina.

Requisitos de asistente administrativo

Un candidato seleccionado debe tener lo siguiente:

Se requiere un diploma de escuela secundaria o equivalente.
Licenciatura o título asociado en Administración de Empresas, Comunicaciones o Marketing es un plus.
Experiencia como secretaria o asistente con trayectoria comprobada.
Se requiere comprensión de los sistemas y procesos de gestión de la oficina.
Excelente gestión del tiempo y capacidad multitarea, así como capacidad para priorizar tareas.
Habilidad orientada al detalle y resolución de problemas.
Excelentes habilidades de comunicación, tanto escrita como vocal.
Fuertes habilidades de planificación y organización.
Excelentes habilidades de gestión del tiempo.
Conocimiento de Microsoft Office Suite (MS Office) (Microsoft Excel, Microsoft Word).
Se requieren 7 años de experiencia en el campo o campo similar.
Habilidades de comunicación educadas y profesionales.

Habilidades de asistente administrativo.

Un Asistente Administrativo debe poseer una amplia gama de habilidades y certificaciones para poder llevar a cabo sus diferentes responsabilidades.

El asistente administrativo desempeña principalmente una función de apoyo, lo que significa que la comunicación y la toma de decisiones son fundamentales.

Las siguientes son algunas de las habilidades específicas que todo asistente administrativo debe tener:

¿Qué hace un asistente administrativo?

Las empresas generalmente contratan asistentes administrativos para supervisar las tareas ordinarias y avanzadas realizadas por otros expertos.

Colaboran con administradores y otros trabajadores para organizar archivos, redactar cartas y compilar informes y documentos.

Su trabajo implica una variedad de tareas administrativas, como administrar calendarios, clasificar el correo y generar facturas. También pueden estar a cargo de la planificación de eventos, así como de la organización y ejecución de reuniones.

Expectativas salariales

Los asistentes administrativos pueden ganarse la vida dignamente, especialmente a medida que avanzan sus carreras.

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Si bien la compensación inicial de un nuevo asistente administrativo a nivel de secretaria puede ser tan baja como ,25 por hora, el asistente administrativo típico en los Estados Unidos gana ,42 por hora.

Los asistentes administrativos ejecutivos con amplia educación y experiencia pueden ganar hasta $ 30,25 por hora en la parte superior de la escala salarial.

Educación y entrenamiento

Un asistente administrativo debe tener un diploma de escuela secundaria o GED como grado mínimo de educación. La formación en estas áreas también se puede proporcionar a través de agencias de trabajo temporal.

Los cursos de procesamiento de textos y operaciones generales de oficina están disponibles en escuelas vocacionales y colegios comunitarios para personas recién salidas de la escuela secundaria y pueden ser extremadamente beneficiosos.

Los asistentes administrativos con una licenciatura son más empleables porque se percibe que tienen una educación más completa que incluye escritura y matemáticas, las cuales son habilidades importantes en el trabajo.

Requisitos de experiencia

Si bien no se necesita experiencia previa para trabajar como asistente administrativo, muchas empresas la respetan.

Esto se debe a que muchos trabajadores de oficina obtienen sus habilidades principales a través de la capacitación en el trabajo, y un largo historial de empleo en diferentes empresas puede demostrar confiabilidad, responsabilidad y que tiene las habilidades necesarias.

Comenzar como secretaria y avanzar demuestra un mayor desarrollo de habilidades y devoción.

Los candidatos exitosos para este puesto generalmente avanzan para ayudar a líderes de nivel superior (a veces como asistente ejecutivo), administrar otros asistentes administrativos o trabajar como gerente de oficina.