Mensajes y respuestas fuera de la oficina (8 plantillas para usar)

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Plantillas de mensajes fuera de la oficina para usar. Cuando no está en el trabajo, los mensajes de fuera de la oficina son respuestas automáticas por correo electrónico, o mensajes de correo electrónico con respuesta automática, que se envían a colegas y clientes.

Informan a las personas que no puede comunicarse con ellos y cuándo pueden anticipar una respuesta a sus correos electrónicos. Es posible que deba agregar varios datos en el mensaje dependiendo del motivo por el cual se encuentra fuera de la oficina.

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mensaje fuera de la oficina

¿Qué son los mensajes de correo electrónico de respuesta automática y cómo se utilizan?

Cuando se comunica con alguien que no está disponible temporalmente, recibirá una respuesta por correo electrónico de respuesta automática, también conocida como correo electrónico automatizado. Normalmente, estas notificaciones le brindan información como:

¿Durante cuánto tiempo el individuo no estará disponible?

Si no están disponibles, se debe proporcionar información de contacto sobre a quién contactar.

¿Cuándo volverán?

Si sabe que no responderá correos electrónicos durante un tiempo, los mensajes fuera de la oficina son esenciales. Le explican por qué usted tardará en responder y cómo pueden recibir la información o los servicios que necesitan mientras están fuera.

¿Cuál es el significado de un mensaje de fuera de la oficina?

Los compañeros de trabajo, clientes y suscriptores, especialmente aquellos en servicio al cliente, marketing y comunicaciones, quieren respuestas y soluciones rápidas a sus inquietudes. Los mensajes fuera de la oficina explican por qué no podrá reaccionar de inmediato de manera educada, concisa y profesional. Si vas a ausentarte por un día, una semana o varios meses, puedes enviar un mensaje OOO.

Las siguientes son algunas de las razones por las que es posible que desees publicar un mensaje de fuera de la oficina:

Ir de viaje.
Asistir a una conferencia, taller o reunión de negocios.
Estar de baja por maternidad, enfermedad o año sabático.
Tomarse un día libre para usted.
Preparándose para una cita.

Información como esta podría incluirse en los mensajes fuera de la oficina:

¿Por qué te has ido?
¿Cuánto tiempo estarás fuera?
La fecha en la que volverás.
En caso de emergencia o necesidad de asistencia rápida, ¿a quién debe contactar?

Puede agregar datos adicionales según sus responsabilidades profesionales y la información que crea que sus contactos querrán mientras no esté.

La mayoría de las aplicaciones de correo electrónico profesionales le permiten configurar dos mensajes OOO simultáneamente, uno para colegas internos y contactos comerciales externos.

Qué no decir en una respuesta automática

Se debe mantener el profesionalismo y el realismo en los mensajes fuera de la oficina. Sería útil si se mantuviera alejado de:

mensaje fuera de la oficina

Ejemplos de mensajes fuera de la oficina

Según el tipo, a continuación se muestran posibles mensajes OOO a considerar:

Básico
Amigable
Interno
Vacaciones
Conferencia
Temporario
Inalcanzable
Mientras no estoy en la oficina, estoy monitoreando mis correos electrónicos.
Día festivo
Licencia parental (maternidad o paternidad)
Excedencia por motivos médicos
Promoción
Generación líder
Compartir contactos en las redes sociales

Básico

A menudo, todo lo que necesitas para expresar los datos esenciales sobre tu ausencia es una nota OOO breve y profesional.

Hola,

Gracias por tomarse el tiempo de escribirme. Estaré fuera de la oficina hasta el 29 de mayo y solo tendré acceso restringido al correo electrónico durante ese tiempo. Póngase en contacto con nuestro agente de publicidad, Jules Palmer, en[correo electrónico protegido]o al 433-485-8476 si necesita asistencia inmediata. De lo contrario, cuando regrese, responderé a tu correo.

Atentamente,

st andrews novena

Emerson Palmer

Amigable

Si normalmente se comunica de esta manera, su mensaje OOO puede ser más accesible. Los mensajes divertidos o amigables fuera de la oficina pueden ser más adecuados para los profesionales de las redes sociales, por ejemplo.

¡Hola!

¡Gracias por contactarte! Ahora estoy en Nueva York para la boda de mi hermana y voy a tomarme unas vacaciones del correo electrónico para apoyarla en su día especial. Cuando regrese a la oficina el 19 de agosto, responderé todos sus mensajes. Si necesita ayuda antes de esa fecha, comuníquese con Gerry Smith, mi asistente, al[correo electrónico protegido]

¡Ten un día maravilloso!

Marla Smith

Interno

Puede brindar detalles relacionados con los proyectos en los que está trabajando si envía un mensaje OOO a contactos internos dentro de su empresa o departamento. Dependiendo de la cultura de su empresa, es posible que también se le permita utilizar un tono menos profesional.

Hola,

Estaré fuera de la oficina hasta el 14 de abril y me comunicaré con usted lo antes posible. He colocado copias de los planos para el proyecto North Apex en el servidor en la carpeta Proyecto actual si los necesita. Comuníquese con Bryan si necesita ayuda inmediata.

Gracias,

Craig

respondedor de vacaciones

Cuando esté de vacaciones, infórmeles cuándo se irá, para que sepan cuándo anticipar una respuesta o a quién contactar.

¡Hola!

Estaré de vacaciones del 1 al 18 de abril y estaré ausente del correo electrónico durante ese período. Si su comunicación puede esperar, me comunicaré con usted tan pronto como pueda. Comuníquese con el coordinador de recursos humanos, Carl Exter, en[correo electrónico protegido]o al 434-857-3846 para problemas urgentes.

Atentamente,

Brandon Lee

Conferencia

Si asiste a una conferencia de negocios, envíe un mensaje de fuera de la oficina a los demás participantes para informarles que está dispuesto a establecer contactos. Esta también es una oportunidad para demostrar a los demás que está comprometido con su desarrollo profesional.

Hola,

Muchas gracias por tu mensaje. En Denver, Colorado, estoy fuera del lugar de trabajo para asistir a la reunión anual de la CCIA. Estaré monitoreando el correo electrónico con regularidad, pero si necesita ayuda de inmediato, comuníquese con Lauren Smith, mi asistente, en[correo electrónico protegido]o 334-483-8173.

¡Me encantaría reunirme contigo si también estás en Denver esta semana! Pase por el stand 618 o llámeme al 443-833-8273.

Mejor,

Darren

Temporario

Es posible que los profesionales de los que se espera que revisen el correo electrónico y se comuniquen con frecuencia deban publicar OOO mensajes si abandonan el lugar de trabajo por más de unas pocas horas. Si necesita ir a una cita pero volverá más tarde ese mismo día, o si necesita ir a una reunión, este tipo de comunicación es beneficiosa.

Hola,

Muchas gracias por tu mensaje. Hoy, 12 de marzo, estaré fuera de mi trabajo desde las 11 a. m. hasta las 4 p. m. para una cita. Tendré acceso restringido al correo electrónico, así que póngase en contacto con Susan Andrews en[correo electrónico protegido]o al 938-443-2219 si necesitas algo urgente. Responderé tan pronto como regrese a la oficina si su correo electrónico puede esperar.

Gracias,

René Ryan

Inalcanzable

Si no tiene acceso a su correo electrónico, infórmeselo a sus contactos y bríndeles otras opciones para obtener soporte o información.

Hola,

Estoy fuera de la oficina y no podré reaccionar a tu mensaje hasta el 12 de septiembre, cuando regrese. Por favor contacte a Sonny Andrews en[correo electrónico protegido]o al 443-485-8475 con cualquier pregunta o inquietud que pueda tener hasta entonces.

Saludos,

ashley parker

OOO pero revisando el correo electrónico

Algunos profesionales revisan e incluso reaccionan a los correos electrónicos cuando no están en la oficina. Si tiene la intención de revisar el correo electrónico con regularidad, informe a los remitentes para anticipar una respuesta, pero es posible que se retrase.

Hola,

Gracias por tomarse el tiempo de escribirme. Estaré fuera de la oficina del 1 al 18 de diciembre para impartir un taller. Supervisaré el correo electrónico a lo largo del día y haré todo lo posible para reaccionar a los mensajes lo antes posible (marque los mensajes urgentes como de alta importancia). Póngase en contacto con Cindy Wue en[correo electrónico protegido]o al 443-485-4876 si requiere asistencia de emergencia.

Acepte mi más sincero agradecimiento por su paciencia.

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pam

Respondedor de vacaciones

Las prácticas de las empresas de vacaciones difieren durante los días festivos importantes. Si bien es posible que sus contactos no esperen que usted trabaje en un feriado, infórmeles qué tan disponible estará en los días previos y posteriores al feriado.

Hola,

Nuestras oficinas estarán cerradas del 2 al 29 de diciembre. Puedes llamarme a mi teléfono móvil al 443-844-4854 si tienes una emergencia. Cuando regrese a mi trabajo el lunes 29 de diciembre, responderé a su mensaje.

Mis mejores deseos para las vacaciones,

Susan Tan

Licencia parental (maternidad o paternidad)

Dependiendo de dónde viva y trabaje, la licencia de maternidad puede durar desde 10 semanas hasta seis meses o más. Debe guiar a la gente hasta la persona que asumirá sus funciones.

Hola,

Desde el 14 de febrero hasta el 12 de mayo estaré de baja por maternidad. Patrick Andrews, nuestro excelente diseñador gráfico principal, estará a cargo de mis cuentas durante este período. Puede ser contactado en[correo electrónico protegido]o llamando al 445-484-8744.

Saludos,

Clara Becker

Excedencia por motivos médicos

Supongamos que estás siendo operado o sufres de una dolencia que necesita un tratamiento o recuperación prolongado. En ese caso, debes incluir esta información en tu mensaje de fuera de la oficina para que tus contactos respeten tu privacidad y tu tiempo mientras te recuperas.

Hola,

Gracias por tomarse el tiempo de escribirme. Del 4 al 31 de julio estaré fuera de la oficina por baja médica. Estaré monitoreando el correo electrónico con regularidad, pero comuníquese con Amy Ryan ([correo electrónico protegido], 885-444-8574).

Gracias por su paciencia y comprensión.

Harper Reid

Promoción

Incluso si ya no están, es posible que los profesionales de marketing y ventas deseen promocionar su contenido, sitio web, blog o servicios. En sus mensajes OOO, pueden agregar enlaces a elementos o información.

Hola,

Gracias por tomarse el tiempo de escribirme. Estaré fuera de la oficina hasta el 15 de agosto y entonces responderé tu correo electrónico. Mientras tanto, disfrute de un extracto gratuito de nuestro nuevo libro electrónico '20 claves para impulsar el crecimiento empresarial'. Si te gusta leer, ve a 10stepstosuccess.com para comprar y descargar el libro completo. Póngase en contacto con Ryan Andrews, nuestro asistente de marketing, en[correo electrónico protegido]o al 333-844-3486 para problemas urgentes.

Atentamente,

gabby ryan

Generación líder

Mientras no estás, deja que tu mensaje de fuera de la oficina genere oportunidades de negocio. Anime al remitente a suscribirse al boletín informativo, seminario web, curso en línea u otra herramienta de desarrollo empresarial de su empresa.

Hola,

Gracias por contactarme por correo electrónico. Estaré fuera de la oficina hasta el 2 de junio, con acceso restringido al correo electrónico. Por favor contacte a Ricky Smith al[correo electrónico protegido]al 443-448-8473 si necesita ayuda antes de que regrese.

¿Sabías que hacemos un webinar mensual sobre temas de salud actuales? Nuestros mejores profesionales responden preguntas de una audiencia en vivo en línea todos los martes del mes. Haga clic aquí para enviar su pregunta o registrarse en nuestro próximo seminario web sobre atención preventiva.

Saludos,

cantante ryan

Uso de las redes sociales

Al solicitar contactos que lo sigan en una o más cuentas de redes sociales, puede usar su mensaje OOO para ampliar sus audiencias de redes sociales personales o de su empresa.

Hola,

¡Gracias por contactarte! Estoy fuera de la oficina y regresaré el 14 de julio para responder correos electrónicos. Síganos en todos los principales sitios de redes sociales para mantenerse actualizado sobre todos los grandes acontecimientos en Red Ventures mientras estoy fuera. Jenny Covit, mi colega, puede ser contactada en[correo electrónico protegido]para asistencia rápida.

Ten un día maravilloso,

Dan cortinas

Compartir información de contacto

Las personas que supervisan muchos proyectos o prevén recibir una gran cantidad de correos electrónicos mientras están fuera pueden desear incluir una variedad de colegas con quienes los remitentes puedan contactar.

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Hola,

Estaré de vacaciones del 14 al 21 de febrero, con acceso limitado al correo electrónico. Póngase en contacto con mi asociada, Betty Jean, en[correo electrónico protegido]si necesitas ayuda con tus impuestos mientras estoy fuera. No dude en ponerse en contacto con nuestro auditor senior, Ryan Breck, en rbreck@company., si tiene alguna pregunta sobre auditoría. Comuníquese con mi asistente, Corey Sue, al 334-555-4483 si desea copias de los documentos financieros.

De lo contrario, cuando regrese, reaccionaré rápidamente a tu mensaje.

Saludos,

ryan smith

Mensaje divertido fuera de la oficina

Aquí hay un divertido mensaje de correo electrónico de respuesta automática de oficina para usar:

Hola,

Sí. Este es un mensaje de correo electrónico de respuesta automática. Eso significa que estoy en otro lugar además de mi computadora. Con suerte, estoy en la playa, disfrutando de la vida con una bebida en la mano. Si no es así, ponte en contacto con alguien de inmediato para que me ayude a llegar a la playa.

Bien, con toda seriedad, póngase en contacto con Susan al[correo electrónico protegido]para asistencia inmediata. Y cuando regrese, responderé a su mensaje con prontitud.

¡Gracias!

Plantilla de correo electrónico fuera de la oficina para usar

Utilice la siguiente plantilla de correo electrónico de respuesta automática para transferir los mensajes entrantes a la persona adecuada. Utilice la siguiente plantilla de mensaje profesional fuera de la oficina:

Hola,

Estoy fuera de la oficina hasta el [Fecha] por [Motivo]. Si tiene un mensaje que necesita atención inmediata, debe comunicarse con [Nombre] en [Dirección de correo electrónico] y [Número de teléfono]. Han sido notificados de mi ausencia en la oficina y están allí para ayudarme.

Planeo regresar el [Fecha].

Gracias por su paciencia.

[Su nombre]

[Su dirección de correo electrónico de contacto]

Para configurar un mensaje de respuesta automática a través de Google Business o Gmail , vaya hacia la parte superior de la página. Y ve al ícono de Configuración. Haga clic en eso y luego vaya a 'Ver todas las configuraciones'. Desde allí, desplácese hacia abajo hasta donde dice 'Respuesta de vacaciones' y podrá colocar los mensajes de correo electrónico de respuesta automática de su oficina, generalmente usando una fecha de inicio y finalización.

Una vez que guarde esto, los mensajes de respuesta automática se enviarán a cualquier correo electrónico entrante mediante respuestas automáticas.

Aprenda a configurar respuestas automáticas para un grupo.