Habilidades organizativas: definición y cómo incluirlas en un currículum

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Algunas de las habilidades más críticas que puede tener como empleado son las habilidades organizativas/habilidades organizativas. Ser organizado le ayudará a cumplir los plazos, reducir el estrés y completar las tareas más rápidamente.

Para comprender cómo el fortalecimiento de sus capacidades organizativas puede ayudarle a desempeñarse mejor en el trabajo, primero debe comprender en qué consiste este conjunto de habilidades.

En este artículo, analizaremos varios tipos de habilidades organizativas, propondremos formas de mejorar sus talentos y exploraremos cómo mostrar habilidades organizativas en un currículum o durante una entrevista de trabajo.

¿Qué son las habilidades organizativas?

Las habilidades organizativas son aquellas que le permiten hacer un uso eficiente y eficaz de sus recursos. Estar organizado significa que puede administrar eficazmente su tiempo, energía y lugar de trabajo y completar todas las tareas asignadas.

Dependiendo de su industria y puesto de trabajo, las habilidades organizativas pueden tomar muchas formas, pero generalmente implican mantener un espacio de trabajo limpio, administrar los plazos y comunicarse de manera efectiva con sus compañeros de trabajo.

Tipos de habilidades organizativas

Aquí los tipos de habilidades que apoyan tener habilidades de organización.

Gestión del tiempo

Ser organizado requiere una buena gestión del tiempo. Permitirse el tiempo adecuado para completar las tareas del hogar, evitar dedicar demasiado tiempo a cualquier actividad y equilibrar su tiempo en casa y en el trabajo son ejemplos de gestión del tiempo .

La gestión del tiempo es fundamental ya que le permite conservar la energía y mantener la calma en un entorno acelerado. Un aspecto crucial de la organización de la oficina es decidir cuándo y cómo utilizar su tiempo.

Comunicación

La comunicación es otra habilidad organizacional esencial a considerar. El éxito con el que comparte y recibe información en el trabajo determina sus habilidades de comunicación. Podrás brindar a otros miembros de tu equipo la información que necesitan de manera eficiente y oportuna si eres un comunicador organizado.

En el lugar de trabajo, los comunicadores organizados enfatizan la eficiencia respondiendo rápidamente a las consultas, ofreciendo instrucciones claras y transmitiendo información de manera consistente.

Las personas altamente organizadas suelen tener fuertes habilidades de comunicación.

El establecimiento de metas

Establecer objetivos alcanzables también forma parte de la organización del lugar de trabajo. Los empleados que están adecuadamente organizados pueden crear objetivos personales y profesionales que los motiven a trabajar duro y alcanzar el éxito.

Establecer metas diarias y semanales que den forma a tu trabajo y te mantengan enfocado en los objetivos de tu empleador es una parte importante de ser un profesional organizado. El logro regular de los objetivos es un indicador de un empleado bien organizado que hace un buen uso de sus recursos.

Delegación

En muchas situaciones, ser organizado implica ser consciente de tus limitaciones. Si la carga de trabajo de un empleado se vuelve demasiado para él, es posible que deba delegar una o más de sus obligaciones hacia un compañero de trabajo.

Saber qué miembro del equipo está más preparado para completar un trabajo o proyecto es un aspecto crucial de la delegación. Es posible que pueda aumentar la productividad de todo su equipo si puede enumerar y organizar sus responsabilidades y determinar cuáles delegar.

La capacidad de delegar tareas es una habilidad muy deseable entre los empleadores. Además, tener la capacidad y competencia para comprender qué miembro del equipo debe completar una tarea particular es exactamente lo que un empleador querrá ver.

Manejo de presión/estrés

En circunstancias de alta presión, la organización es muy crucial. Ser organizado es esencial para que los empleados estén tranquilos y concentrados en situaciones aceleradas y organizaciones con plazos estrictos.

Trabajar bien bajo presión puede convertirlo en una gran ventaja en su trabajo si puede organizar adecuadamente su tiempo, administrar su energía y utilizar sus recursos.

Automotivación

La capacidad de hacerse cargo es un aspecto crucial de la organización. Los empleados que están bien organizados son conscientes de las tareas que deben realizar y son capaces de realizar tareas sin supervisión ni ayuda.

Si puede ganarse la reputación de ser organizado y autosuficiente en el trabajo, es casi seguro que se le ofrecerán más oportunidades para poner en práctica sus habilidades y avanzar profesionalmente.

Pensamiento analítico

El pensamiento analítico implica la capacidad de evaluar y comprender datos para llegar a juicios sólidos. Organizarse en el trabajo implica frecuentemente poner en orden los pensamientos.

Podrás superar obstáculos y evitar retrasos si puedes pensar racionalmente en un problema y descubrir su causa.

Atención a los detalles

Esta capacidad de organización tiene que ver con cuán concienzudo y minucioso sea usted en su tarea. Los empleados que están bien organizados entienden que esforzarse por realizar un trabajo correctamente la primera vez les ahorrará tiempo y trabajo más adelante.

Tener el tiempo y la energía para garantizar que cada parte de un trabajo se maneje adecuadamente y que cada etapa de un proyecto se termine adecuadamente es lo que implica estar organizado.

Toma de decisiones

Los empleados que están bien organizados son capaces de tomar decisiones. Emitir juicios bien informados implica recopilar todos los datos relevantes, sopesar los pros y los contras y planificar con anticipación para anticipar los resultados.

Si eres bueno organizando cosas, probablemente tendrás habilidades de comunicación, mentalidad lógica y actitud orientada a objetivos para hacer buenos juicios.

Planificación estratégica

Aprovechar al máximo tu tiempo y energía es parte de ser organizado. Planificar cómo utilizará sus recursos es un elemento importante de esto. Algunos ejemplos comunes son mantener un cronograma completo, utilizar un cronómetro de concentración y organizar reuniones con días o semanas de anticipación.

Las personas/personal organizado generalmente se mantienen al tanto de su tarea y evitan incumplir los plazos pensando en el futuro y preparándose en consecuencia.

Las habilidades de planificación acompañan a los profesionales altamente organizados.

Cómo mejorar o crear sólidas habilidades organizativas

Aquí se explica cómo trabajar para tener sólidas habilidades organizativas en el lugar de trabajo. A mejora tus habilidades organizativas , prueba lo siguiente:

Haz una lista de tareas pendientes

Hacer un seguimiento de las cosas que ha logrado y de aquellas en las que está trabajando actualmente es uno de los mejores métodos para mantenerse organizado.

Las listas físicas en una libreta de papel o las listas digitales a las que se accede a través de su teléfono o computadora también son opciones aceptables. Hacer un seguimiento de las tareas completadas y hacer listas le ayudará a mantenerse concentrado y encaminado.

Otra forma de ver esto es examinar su organización física general.

Mantener un horario

Establecer una rutina regular es otro método para volverse más organizado. Esto podría ser en forma de un calendario físico o un registro de tiempo digital en su teléfono.

Hacer un calendario exhaustivo te permitirá gestionar mejor tu tiempo y cumplir con tus plazos.

La gestión adecuada del tiempo y la organización mental son un fuerte indicador de profesionales altamente organizados.

Comunicarse efectivamente

Mejorar la comunicación en el lugar de trabajo puede tener un gran impacto en su nivel de organización.

Puede comunicarse de manera más eficiente y reducir las posibilidades de problemas de comunicación programando reuniones cara a cara, realizando un seguimiento de las discusiones clave y redactando correos electrónicos eficientes.

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Comuníquese con los miembros de su equipo de forma regular.

Mejorar las habilidades organizativas a través de la práctica, la retroalimentación y la repetición.

Listar habilidades organizativas en un currículum

Enumerar ejemplos específicos de práctica de habilidades organizativas le brindará al gerente de contratación una mayor idea de lo que usted puede ofrecer. Por ejemplo, como un Ayudante Administrativo , 'asegurándose de que los materiales de oficina estén en su lugar adecuado'.

Esto muestra un deseo general de aumentar la productividad, completar diferentes tareas y proteger el valioso tiempo del negocio.

Organización clave Habilidades para incluir en un currículum. :

• Atención a los detalles.
• Gestión de proyectos.
• Presupuesto.
• Planificación.
• Productividad generalizada.
• Cumplimiento de plazos.
• Coordinación de eventos.
• Planificación y cumplimiento de objetivos.
• Planificación estratégica y planificación de proyectos .
• Análisis de tareas y análisis de datos.
• Análisis del flujo de trabajo.
• Seguimiento de inventario.
• Habilidades de manejo del tiempo.
• Habilidades multitarea.

A continuación le indicamos cómo mostrar sus excelentes habilidades organizativas en un currículum:

1. Determine sus habilidades organizativas.

Según tu experiencia y personalidad, elige qué talentos ejemplificas más. Tal vez tengas una habilidad especial para administrar el tiempo o realizar múltiples tareas. Considere cómo utiliza estas habilidades en el trabajo para poder transmitirlas a posibles empleadores en un currículum.

Considere el siguiente escenario: 'Puedo completar el trabajo antes de lo previsto y enviarlo a tiempo. Utilizo un sistema de archivo en papel que ideé en la universidad para mantener mi escritorio organizado.

Un escritorio ordenado es sin duda una señal de alguien muy concentrado, muy consciente de su entorno y dispuesto a trabajar de forma eficaz.

2. Haga coincidir sus talentos con los requisitos del trabajo.

Lea atentamente la descripción del puesto antes de solicitarlo. Haga coincidir sus talentos organizacionales con las tareas críticas del trabajo, según lo identificado por el empleador. Puede discutir sus habilidades de gestión de proyectos, por ejemplo, si el puesto requiere que trabaje con un equipo para ejecutar tareas.

Considere el siguiente escenario: 'He liderado equipos antes, asignando tareas basadas en las habilidades de los miembros del equipo. En mi puesto anterior, era responsable de analizar cada nuevo proyecto y seleccionar al miembro del equipo cuyas habilidades se adaptaban mejor a las necesidades del cliente.'

3. En su declaración resumida o en el objetivo de su currículum, utilice talentos organizativos para representarse a sí mismo.

Utilice algunos de estos talentos para definirse en un resumen en la parte superior de su currículum una vez que haya seleccionado las habilidades organizativas esenciales que son vitales para el empleador que desea.

'Planificador estratégico experto en multitarea y priorizar las actividades laborales para satisfacer mejor las demandas de los clientes', por ejemplo.

4. Resalte los casos en los que empleó sus habilidades organizativas.

En su trabajo anterior, describa cómo utilizó sus habilidades organizativas para completar tareas. En el área de experiencia, utilice las viñetas debajo de sus ofertas de trabajo.

Considere el siguiente escenario: 'En mi empleo anterior, pude reestructurar el sistema de inventario de nuestra oficina para que pudiéramos administrar mejor cómo utilizaban los suministros los distintos departamentos. Ayudé al gerente de la oficina a reducir el presupuesto del año anterior en casi 0.'

5. Incluya palabras clave para sus capacidades organizativas.

Una vez que haya resumido sus talentos organizativos, colóquelos junto con sus otras habilidades en la siguiente parte de su currículum.

'Presupuestos, gestión del tiempo y gestión del calendario', por ejemplo.

Destacar las habilidades organizativas en una entrevista de trabajo

Compartir casos/ejemplos laborales de cómo se mantuvo organizado mientras trabajaba en empresas anteriores es uno de los mejores métodos para demostrar sus habilidades organizativas en una entrevista de trabajo.

Puede describir la estrategia normal que utiliza para administrar su tiempo, numerosas asignaciones y delegación de trabajos.

También puedes hablar de un momento en el que tus habilidades organizativas te ayudaron a resolver un problema o contribuyeron al éxito de tu equipo.

Ser capaz de funcionar bien en cualquier entorno es un aspecto importante de la organización, por lo que también puedes describir cómo crees que tus habilidades organizativas afectarán tu éxito en el nuevo puesto.

Sugerir otros recursos físicos utilizados para mantenerse organizado también puede sugerir que eres una persona organizada. Hable sobre las habilidades de delegación a través de ejemplos de gestión de proyectos y cómo delegar tareas al miembro correcto del equipo conduce a resultados sólidos.

Ejemplos de habilidades organizativas en un currículum

Ejemplo de enumeración de habilidades organizativas en un currículum.

Para un asistente administrativo:

• Examina rutinariamente los suministros inventariados, recibidos y almacenados.
• Examina facturas y documentos de embalaje para confirmar que el envío es correcto.
• Realiza reuniones y/o recorridos que se programen.
• Realiza archivos y copias regulares y no críticos. Recoge y distribuye periódicos y correo.
• En respuesta a preguntas telefónicas o en persona, transfiere llamadas, saluda a los invitados y brinda información de rutina a los invitados o clientes.
• Tiene fuertes capacidades de entrada de datos.

Para este rol particular, otra habilidad organizacional importante será la comunicación verbal. Esto debe figurar en la sección 'habilidades' del currículum.

Habilidades organizativas más importantes

Las habilidades organizativas más importantes.

capacidad de planificar

La planificación estratégica es un término que se refiere al proceso de No hay nada más grande que la planificación estratégica en términos del panorama general. Cuando planifica estratégicamente (en lugar de tácticamente), no está pensando en cómo organizar su día, su semana o incluso todo el ciclo de vida del proyecto.

Está considerando los objetivos comerciales en el contexto de un período de tiempo mucho más largo. Si bien ser un planificador estratégico competente es una habilidad maravillosa en cualquier carrera, es especialmente crucial para alguien que ocupa una posición de liderazgo.

Priorizar

Ser capaz de priorizar sus numerosas tareas es un aspecto crucial de la organización mental. Dividir los procedimientos de varios pasos en sus partes constituyentes y determinar la mejor secuencia para ejecutarlos demuestra sus habilidades para resolver problemas.

Puede demostrar sus talentos estratégicos previendo posibles dificultades y desarrollando soluciones con antelación.

Aprovechar al máximo tu tiempo y energía, así como minimizar el estrés para ti y tu equipo, es el objetivo de priorizar. No importa si tachas tres cosas de tu lista de tareas pendientes antes del mediodía; Si no marca el elemento más esencial, no está priorizando adecuadamente.

Otras habilidades a considerar

Todo lo relacionado con la asignación de recursos, la obtención del resultado deseado por el gerente, la sugerencia de la capacidad de priorizar listas de tareas pendientes, la dirección de otros miembros del equipo y la búsqueda de soluciones físicas a los problemas.

Además, las personas bien organizadas suelen dormir bien por la noche, planificar la semana siguiente, buscar información útil herramientas que ahorran tiempo y comunicarse utilizando estrategias sensatas de manera eficiente. Si bien el cuidado personal no es algo que deba mencionarse en el currículum, podría ser útil saberlo con respecto a sus propias necesidades de desarrollo profesional/desarrollo personal o para fines de preparación de entrevistas.

Asegúrate de sugerir estos

Preguntas de la entrevista que califican las habilidades organizativas.

Cuéntame sobre un proyecto en el que estés trabajando. ¿Qué método usaste para organizar las tareas?

Respuesta de ejemplo:

'El equipo de ventas de Apple se propuso mejorar la tasa de conversión de nuestras llamadas salientes durante mi mandato allí. Creé una estrategia en la que brindaríamos a los nuevos clientes un período de prueba gratuito, completo con su propio administrador de éxito del cliente.

Tuve que trabajar con el equipo de atención al cliente para localizar personas que estuvieran dispuestas a capacitarse y trabajar con clientes a tiempo completo. También trabajé con el equipo de marketing para crear una página de destino que explicara la oferta para que los consumidores pudieran aprender más sobre ella de diferentes maneras y el personal de ventas pudiera indicarles la dirección correcta.

Se necesitaron tres semanas para montarlo todo, una semana antes de la fecha límite del proyecto. Las conversiones de ventas salientes aumentaron un 8% el mes siguiente y otro 8% el mes siguiente. El programa de prueba ha evolucionado y ampliado desde entonces, y ahora es una de las herramientas de formación de clientes más eficaces de Apple.'

Dame un ejemplo de un momento en el que estabas haciendo malabarismos con múltiples responsabilidades al mismo tiempo.

Respuesta de ejemplo:

Trabajar en el negocio de la restauración te aclimata a grandes fluctuaciones en la actividad. Además de nuestra acción normal del viernes por la noche, que siempre fue considerable, una noche tuvimos una fiesta de graduación y una celebración de despedida de soltera en Niche. Inmediatamente me di cuenta de que nuestro equipo de camareros estaba sobrecargado de trabajo, así que me ofrecí como voluntario para ayudar.

Manejé todos los pedidos de bebidas para ambas partes y me aseguré de que tuviéramos un segundo camarero capacitado en el bar que se uniera a nuestro camarero habitual. Después de eso, moví una segunda mesa de transporte al aire libre para aumentar nuestro tiempo de respuesta para los clientes del patio. Además, roté por la sala, revisando las mesas para asegurarme de que estuvieran siendo atendidas y que estuvieran contentas con su experiencia.

En general, fue la noche más rentable del restaurante, con una propina promedio de más del 12%. Prospero en entornos de ritmo rápido y situaciones como esta, donde mis habilidades de organización y delegación pueden ponerse a prueba.'

Sinónimo alternativo para habilidades organizativas

Para usar en un currículum o en una entrevista de trabajo:

• Burocrático.
• Dominante.
• Directorial.
• Gubernamental.
• Legislativo.
• Ministerial.
• Regulador.
• De supervisor.
• Autoritario.
• Central.