Preguntas y respuestas importantes de la entrevista de asistente administrativo

Important Administrative Assistant Interview Questions 152708

Aquí hay preguntas y respuestas de la entrevista para asistente administrativo. Las empresas de diversos sectores necesitan asistentes administrativos para apoyar a sus equipos y administrar la oficina. Saber qué esperar durante una entrevista de Asistente administrativo lo ayudará a preparar sus respuestas y lo hará destacar como un candidato de calidad.

¿Qué hace un asistente administrativo?

Los asistentes administrativos ayudan a otros empleados organizando archivos, redactando mensajes, programando citas y ayudándolos. Los asistentes administrativos utilizan computadoras para crear hojas de cálculo, redactar correos electrónicos, mantener bases de datos y preparar presentaciones, informes y publicaciones.

También pueden negociar con proveedores, comprar suministros, administrar almacenes o bibliotecas corporativas y obtener información de diversas fuentes.

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• Una asistente administrativa contesta el teléfono mientras mira su computadora.
• Las responsabilidades laborales difieren según la experiencia, el puesto de trabajo y los conocimientos. Los deberes de un asistente administrativo pueden incluir lo siguiente:
• Organice registros y mensajes utilizando sistemas de archivos tanto en papel como computarizados.
• El correo y el correo electrónico entrantes se enrutan y distribuyen.
• Responder a cartas y correos electrónicos estándar.
• Responder a los mensajes entrantes y adjuntar archivos.
• Para garantizar la exactitud, revise su ortografía y puntuación.
• Garantizar que las máquinas de fax, videoconferencias, sistemas telefónicos y otros equipos de oficina estén operativos.
• Las hojas de cálculo, el procesamiento de textos, la administración de bases de datos y otras aplicaciones se pueden realizar en las computadoras.
• Complete los formularios de acuerdo con las políticas de la empresa.

El enfoque de entrevista STAR es un método para responder preguntas en una entrevista.

Situación, tarea, acción y resultado (STAR). El enfoque de entrevista STAR es una forma de abordar las preguntas de la entrevista conductual de manera sucinta y clara, con ejemplos de la vida real para respaldar su respuesta. Al responder una pregunta de la entrevista con esta estrategia, debe caracterizar claramente una circunstancia específica que haya encontrado que sea relevante para la pregunta del entrevistador, describir su participación en el evento, explicar las actividades que realizó para superar el problema y describir el resultado final. Esta estrategia le permite responder a la pregunta con un ejemplo particular.

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Preguntas de la entrevista para asistentes administrativos

Aquí hay algunas cosas que le podrían preguntar durante una entrevista de trabajo de asistente administrativo:

• ¿Cuál es, en su opinión, la función del asistente administrativo en la oficina?
• ¿Cuáles son tus aspectos favoritos de trabajar como asistente administrativo?
• ¿Qué software y equipo de oficina sabes utilizar?
• Como asistente administrativo, describe un proyecto en el que te encantó trabajar.
• ¿Cuáles son, en su opinión, los talentos más importantes de un asistente administrativo y por qué?
• Describa un momento en el que se requirió discreción en su trabajo como asistente administrativo y cómo manejó la circunstancia.
• ¿Qué harías si te asignaran una tarea pero no recibieras todas las instrucciones necesarias?
• ¿Qué tipo de estilo de liderazgo prefieres?
• ¿Cuál crees que es el aspecto más difícil del trabajo de asistente administrativo?
• Cuéntame de un momento en el que tuviste que gestionar un gran grupo de personas. ¿Pudiste tener éxito?
• ¿Puede explicarme cómo gestiona la programación de reuniones entre varios supervisores?
• Cuéntame un momento en el que tuviste que resolver y completar un proyecto desafiante.
• ¿Cómo es un día típico para los profesionales administrativos?
• ¿Cuál es tu técnica para mantener los horarios?
• ¿Podría ayudar a los gerentes a crear planes de desarrollo profesional?

1. ¿En su opinión qué función cumple el asistente administrativo en la oficina?

Los empleadores utilizan esta pregunta para ver cuánto sabe usted sobre un puesto de asistente administrativo en el lugar de trabajo y cómo abordaría sus obligaciones laborales. Esta pregunta puede ayudar a un empleador a comprender cómo se ve a sí mismo en la jerarquía del lugar de trabajo si se ve a sí mismo como un jugador de equipo y aprecia la responsabilidades del asistente administrativo . Al responder esta pregunta, trate de centrarse en las responsabilidades más típicas de un asistente administrativo y en por qué el puesto es crucial para la oficina.

Ejemplo

'Creo que el asistente administrativo es un elemento importante de un equipo'. Ayudan a las personas a las que apoyan brindándoles información crítica según sea necesario y asegurándose de que todo vaya bien, además de mantenerse al día con las actividades diarias como archivar, organizar y administrar horarios.'

2. ¿Cuáles son tus aspectos favoritos de trabajar como asistente administrativo?

Las personas a las que les gusta lo que hacen en el trabajo suelen ser más productivas y eficaces. Esta pregunta le permite al entrevistador saber más sobre lo que aprecia de su trabajo como asistente administrativo y cuánto disfruta de su trabajo. Al responder esta pregunta, piense en una o dos cosas sobre ser asistente administrativo que más le gusten y respalde su respuesta con una descripción de una experiencia reciente realizando lo que más disfruta.

Ejemplo

'Lo que más me gusta de ser asistente administrativo es poder estar al día con todo lo que sucede en la oficina y ser una persona crucial que se asegura de que todo funcione bien'. Por ejemplo, en mi antiguo puesto de recepcionista siempre me gustaba ayudar a mis compañeros a planificar eventos y reuniones importantes.'

3. ¿Qué software y equipo de oficina sabes utilizar?

Su respuesta a esta pregunta es crucial ya que informa al empleador sobre el software y el equipo de oficina que ha utilizado antes y le brinda la confianza de que podrá asumir sus responsabilidades laborales con una capacitación mínima. Identifique las aplicaciones de software y los equipos de oficina que ha utilizado en el pasado y describa su grado de comodidad con ellos al responder esta pregunta.

Ejemplo

'Soy un usuario experto del paquete de productos Microsoft Office', por ejemplo. No solo asistí a una clase de informática en la escuela que se concentraba en estas herramientas, sino que en mi puesto anterior utilizaba Word y Evernote a diario y Excel y PowerPoint semanalmente. También me siento cómodo con una variedad de equipos de oficina, como una computadora, un escáner, una impresora, una máquina de fax, máquinas de sellado de correo y teléfonos multilínea.'

4. Describe un proyecto como asistente administrativo en el que disfrutaste trabajando.

Otra pregunta que un entrevistador podría hacer para saber qué es lo que más le gusta de trabajar como asistente administrativo es esta. Esta pregunta también les ayuda a comprender cómo utiliza sus habilidades para ayudar con las iniciativas en el lugar de trabajo. Debido a que comienza con 'Describe un momento...', es preferible aplicar el método STAR para abordarlo. De esa manera, podrá identificar un proyecto específico en el que trabajó, su puesto en él, las actividades que realizó, el resultado del proyecto y lo que más le gustó de él.

Ejemplo

'En mi empleo como asistente administrativo para una práctica jurídica de tamaño mediano, trabajé en un proyecto para construir un horario diario que coordinara cuando el equipo hablaba con los clientes por correo electrónico.

Le expliqué al personal que debían revisar y responder los correos electrónicos al menos dos veces al día, al inicio y al final de su turno. Agradecí hacer esto ya que pude contribuir a la resolución de un problema. Y uno que tanto nuestro equipo como nuestros clientes estaban experimentando'.

5. ¿Qué talentos crees que son más cruciales para el trabajo de un asistente administrativo y por qué?

Utilice el enfoque STAR para analizar cómo ha utilizado las habilidades críticas de un asistente administrativo en el pasado y cómo las utilizará para contribuir a esta empresa al responder esta pregunta. Su respuesta ayudará al entrevistador a determinar muchas cosas. Incluyendo los talentos que cree que son más importantes para el puesto, por qué esas habilidades son necesarias, cómo las ha utilizado efectivamente en el pasado y cómo usaría las mismas habilidades para contribuir al éxito de su equipo.

Ejemplo

'Un asistente administrativo el deber es crucial para garantizar el correcto funcionamiento de una oficina', por ejemplo. Un asistente administrativo debe tener grandes habilidades de comunicación, gestión del tiempo y organización para garantizar que la oficina funcione eficientemente en todo momento. Como asistente ejecutiva, solía estar a cargo de organizar y monitorear las agendas de cuatro ejecutivos.

Logré esto utilizando una aplicación de programación personalizada para reservar adecuadamente citas y reuniones para cada ejecutivo y luego comunicarles sus calendarios semanalmente por correo electrónico y en persona durante nuestra reunión de la mañana. Esto permitió que toda la oficina cumpliera con el cronograma. Puedo traer estos talentos similares a su empresa para asegurar que todo salga correctamente.'

6. Describe un momento en el que tuviste que usar la discreción en tu trabajo como asistente administrativo y cómo lo manejaste.

Los asistentes administrativos a menudo tienen acceso a información confidencial sobre el lugar de trabajo y los clientes de la empresa. Esta pregunta le permite al empleador ver si usted puede manejar asuntos complejos o delicados manteniendo discreción y secreto. Al responder esta pregunta, utilice el método ESTRELLA para encontrar una circunstancia específica en la que la discreción y la confidencialidad fueran vitales para la situación y describir cómo la manejó.

Ejemplo

'En mi calidad de asistente de recursos humanos, ayudé al director de recursos humanos y me enteré de una reducción de personal planificada'. Tenía muchos amigos que trabajaban en la firma, pero sabía que mantener la estructura y la tranquilidad en la oficina requería prudencia. Aunque no sabía quién sería despedido, sabía que sucedería y cuándo. Este fue un momento estresante para todos en nuestro departamento. Mantuve mi secreto y la información se compartió con el resto del personal a través de los canales adecuados en el momento adecuado.'

7. ¿Qué harías si te asignaran una tarea pero no recibieras todas las instrucciones necesarias?

Esta pregunta permite al entrevistador conocer más sobre su estrategia para afrontar circunstancias difíciles en las que no hay direcciones claras. El empleador querrá saber qué habilidades de investigación utiliza para descubrir cómo realizar algo y si se siente cómodo pidiendo aclaraciones y ayuda cuando sea necesario. Al responder esta pregunta, tenga cuidado de indicar su capacidad para realizar investigaciones independientes sobre el tema y buscar aclaraciones cuando sea necesario.

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Ejemplo

'Si me asignaran una tarea y no obtuviera instrucciones claras, lo primero que haría es ver si puedo encontrar la información que necesito realizando mi propia investigación, como por ejemplo realizando una búsqueda en Google'. Si aún necesitara más información después de realizar mi investigación, me comunicaría con la persona que me asignó el trabajo y solicitaría una aclaración. Antes de empezar a trabajar en la tarea, me aseguro de entender completamente lo que hay que hacer y cuál es la fecha límite de la tarea.'

8. ¿Tiene algún estilo de gestión preferido?

Esta pregunta ayuda al entrevistador a determinar su nivel de independencia en el lugar de trabajo y a determinar si su estilo de gestión es compatible con sus preferencias laborales. Los asistentes administrativos deben ser lo suficientemente autosuficientes para mantener la oficina funcionando sin problemas con una supervisión mínima, pero también es fundamental que sus preferencias laborales y el estilo de gestión de su supervisor coincidan. Es fundamental ser honesto acerca de sus preferencias al responder esta pregunta para garantizar que el puesto sea adecuado tanto para usted como para la empresa.

Ejemplo

'Prefiero un supervisor que me brinde el conocimiento que necesito para realizar mi trabajo, que tenga expectativas claras y confíe en mí para completar esas tareas sin microgestionarme'. No necesito que nadie me controle con frecuencia para asegurarme de que sigo encaminado y soy productivo, ya que soy organizado y eficaz en la gestión de mi tiempo. También me gustan los comentarios ocasionales que me dicen cómo me va y, si corresponde, me aportan ideas para el desarrollo.'

9. ¿Cuál crees que es el aspecto más desafiante del trabajo de asistente administrativo?

Este es un enfoque diferente para preguntar sobre tus defectos. La forma en que responda a esta pregunta le indica al entrevistador si puede identificar y establecer áreas particulares de desarrollo. Al responder esta pregunta, utilice el método ESTRELLA elegir una circunstancia específica que te resultó difícil de superar y describir cómo la superaste.

Ejemplo

'En mi trabajo anterior, me di cuenta de que si no empleo un horario claro para administrar mi tiempo, a veces tengo dificultades para priorizar las tareas'. Me cuesta dejar las cosas a un lado o hacer que alguien espere a que termine una tarea porque quiero terminar todo de inmediato. Lo superé haciendo un plan bien organizado que prioriza los proyectos de trabajo según sus fechas de entrega. Descubrí que usar un calendario electrónico para organizar mis días con precisión me ha ayudado a mantener el rumbo y terminar mi trabajo a tiempo.'

10. Cuéntame de algún momento en el que tuviste que gestionar un grupo enorme de personas. ¿Pudiste tener éxito?

Esta pregunta le permite al entrevistador evaluar su capacidad para priorizar el trabajo, realizar múltiples tareas, cumplir con los plazos y ayudar de manera efectiva a un equipo grande. Esta pregunta es apropiada para solicitantes que no han trabajado antes como asistente administrativo, ya que le permite analizar su capacidad para realizar las tareas fundamentales del trabajo y, al mismo tiempo, proporciona pruebas de un proyecto de equipo en el que ha trabajado. Esta pregunta, como otras, debe responderse utilizando la método ESTRELLA , lo que requiere que proporciones un ejemplo particularmente relevante de tus experiencias anteriores.

Ejemplo

'Soy excepcional trabajando en equipos grandes y ayudándolos de una manera que les ayude a alcanzar sus objetivos', por ejemplo. Fui parte del equipo de porristas de mi escuela secundaria durante cuatro años, y durante mis años junior y senior, fui nombrado capitán del equipo. Estaba a cargo de coreografiar rutinas, organizar prácticas y eventos, y asegurar que todos en el equipo asistieran a las sesiones y se prepararan para los eventos como capitán del equipo. Nuestro equipo compitió en los campeonatos estatales durante mi último año y terminamos segundos.

¿Cómo me preparo para una entrevista de asistente administrativo?

He aquí cómo prepararse:

• Investigue la empresa con antelación.
• Revise la descripción del trabajo.
• Practica usando una entrevista simulada.
• Resalte sus habilidades blandas y duras críticas.

¿Qué habilidades son más importantes para un asistente administrativo?

Estas son las principales habilidades que todo asistente administrativo debería tener. Un gerente de contratación utilizará preguntas de la entrevista para determinar su capacidad para gestionar múltiples tareas en un entorno de oficina. Y permita que sus respuestas determinen si es apto para el puesto de asistente administrativo.

• Habilidades organizativas.
• Habilidades de comunicación.
• Habilidades computacionales.
• Habilidades de gestión de proyectos.
• Habilidades de manejo del tiempo.
• Habilidades de entrada de datos.
• Habilidades especiales como pensamiento creativo, manejo de teléfonos de varias líneas y otras habilidades específicas del trabajo.

¿Cómo responder: '¿Por qué deberíamos contratarlo' para un puesto administrativo?

Los gerentes de contratación quieren que los solicitantes de empleo comprendan lo que los hace únicos. Utilice experiencias de su último trabajo para describir lo que lo hace especial. Gestionar múltiples proyectos, completar iniciativas especiales o manejar la cultura de la oficina. Vaya más allá de las responsabilidades laborales iniciales.

Ejemplo de mejor respuesta:

Soy muy organizado, me gusta hacer que las cosas funcionen de manera más eficiente y tengo más de diez años de experiencia en este campo. Sigo trabajando en este campo porque lo disfruto. Como asistente administrativo, considero que mi trabajo es garantizar el buen funcionamiento de una oficina completa y es mi responsabilidad hacerlo.

¿Cómo debería responder un asistente administrativo: 'Háblame de ti' en una entrevista de trabajo?

Debe explicar sus calificaciones educativas, experiencia laboral y talentos en respuesta a la pregunta 'Háblame de ti'.

Por ejemplo, 'Soy un licenciado en administración de empresas y he trabajado como asistente administrativo durante cinco años'.